采购主管的主要工作之一，就是要降低采购成本 ，因此必须懂得如何谈判。而成功的谈判必须有妥善的规划。谈判的规划工作，包括预测，学习，分析及谈判策四项，分析如下：
 
（一）预测
 
    好的预测包含下列几项：
 
    1．尽早由供应商处得到协助
 
    供应商对产品的了解，通常较买方为多，要求供应商给予技术、管理、财务等方面的协助。
 
    2．使用量预测
 
    收集过去使用量的资料，作为未来订购量的参考。同时有了过去及未来的详细采购资料，有助于在谈判时得到较大的折扣。
 
    3．掌握特殊重大事件
 
    如能掌握有关罢工、天灾、坏天气、关税、法令、运输状况等重大事件，将可更准确预测合理价格，而于谈判桌上居于优势。这些重大事件除了由报章杂志收集外，尚可由销售人员处得知。
 
    4．注意价格趋势：
 
   （1）过去供应商有多少产品项目价格上涨（何时、上涨幅度、通报方式）。
 
   （2）比较供应商的价格上涨模式与该产业的模式（是否比同业涨得快，涨得多）。
 
 
 
（二）学习谈判模式
 
    从所获得的资讯中学习谈判的问题、对象及内容，是谈判成功的关键。下面分为容易得到（少花钱及时间）的资讯与不易得到（多花钱及时间）的资讯两部分叙述之。
 
    1．容易得到的资讯
 
   （1）谈判及价格的历史资料
 
    a．找出供应商谈判技巧的倾向。
 
    b．供应商处理上次谈判的方式。
 
   （2）产品与服务的历史资料
 
    价格的上涨有时是隐含于品质及服务水准的降低。工程部门及使用该产品的制造部门不难揭发实情，此点可作为谈判的筹码。
 
   （3）稽核结果
 
    从会计或采购稽核可发现待加强控制之处（例如供应商常发生错误的账款）。
 
   （4）最高指导原则
 
    挟公司政策、政府法令、和过去发生的先例，以增强你的谈判力。
 
   （5）供应商的营运状况
 
    从其销售人员及竞争能力可了解供应商的问题与优劣势，知己知彼才能百战不殆。
 
   （6）谁有权决定价格
 
    收集谈判者的个人资料加以运用。（卖方通常较易对陌生人抬高价格）
 
   （7）掌握关键原料或关键因素运用80/20原理。（对非紧要项目可予退让，对重要项目紧守谈判原则）
 
   （8）利用供应商的情报网络
 
    可从销售人员处得到一些有价值的资讯（例如价格趋势、科技的重要发明、市场占有率、设计的改变等）。
 
    2．不易得到的资讯
 
   （1）寻求更多的供应来源（包括海外）
 
即使你仍向原来的供应商采购，但更多的供应来源可增强你的议价能力。
 
   （2）有用的成本、价格资料与分析
 
良好的成本、价格分析可提供有效的采购谈判工具。必要时应借重成本分析师，这是一种投资而非成本。
 
   （3）供应商的估价系统
 
化整为零——从供应商各个部门的生产过程来推估其合理的成本。
 
   （4）限制供应商的谈判能力
 
    a．提供对方愈少的资讯愈好。
 
    b．尽量让对方发表意见，仔细聆听并从中找出对策。
 
   （5）了解供应商的利润目标及价格底线
 
需耐心地透过各种管道求得（谈判过程也是管道之一）。
 
 
 
（三）．分析
 
    1．如何建立报价系统
 
利用专业成本分析师从事成本分析，借以估算底价。
 
    2．如何比价
 
   （1）价格分析
 
    相同成分或规格比较其价格或服务。
 
   （2）成本分析
 
    将总成本分为细项——包含人工、原料、外包、制造费用、管理费用、利润。卖方与买方估计的价差，需要双方讨价还价来达成协议。
 
    3．找出决定价格的主要因素
 
    是人工、原料、或外包？这可作为谈判的依据。
 
    4．价格的上涨如何影响供应商的边际利润
 
    供应商的成本虽然上涨（例如由于通货膨胀），但其价格通 常不止反应成本的增加（常有灌水现象）。
 
    5．实际与合理的价格是多少？
 
    6．对付价格上涨的最好对策
 
    重要的是方法与时机的掌握——最好有专家的协助。
 
 
 
（四）谈判策略
 
    1．涨价时让销售人员当面提出
 
    通常书面通知涨价比电话通知容易，面对面通常是比较难以启齿的。因此，耐心地等待销售人员提出涨价的妥协意见。
 
    2．双重退避
 
    当销售人员报价时，买方采购人员应表示惊讶得难以接受，同时他的老板也应如此。这样才能让对方明白他们无法接受高报价的立场，否则下次卖方可能会食髓知味。
 
    3．不要马上谈到正题
 
    如此卖方会承受一股无形的压力而变得焦虑，这样对你的谈判较有利。
 
    4．声东击西
 
    先要求对方给一些不是你真正想要的好处，然后再拿这些来交换你真正想要的。
 
    5．不要轻易给卖方第一次相对的好处
 
    当你想提供好处给供应商时，最好预留余地以供讨价还价，同时要求对方有所回报。